ISO 9001 como herramienta de crecimiento

Por Telmo Peña-Amaya / rector Colegio Nuevo Cambridge (Floridablanca, Santander)

En este momento, las certificaciones y acreditaciones son indispensables en las instituciones educativas por dos razones esencialmente. La primera, es que con los procesos inherentes a estas, si son llevados con trasparencia y según la realidad institucional, ayudan a organizar a las instituciones educativas e integrarlas de manera sistemática y eficiente. La segunda, es porque es que este tipo de logotipos junto a los escudos de los colegios generan, en alguna medida, confianza en los usuarios, así como una expectativa de un servicio que está siendo evaluado de manera seria por entes externos.

Existen varias alternativas para obtener certificaciones y acreditaciones, las cuales ofrecen a las instituciones opciones para escoger la más acertada según su estrategia y momento organizacional. Es fundamental que las juntas directivas de las instituciones, en conjunto con la rectoría y la administración, conozcan de fondo las opciones existentes y puedan diseñar, entre sus planes estratégicos, un escalonamiento progresivo de las certificaciones y acreditaciones a obtener y que estas propendan por la excelencia en su servicio y no por el cumplimiento mero de un requisito para cobrar más.

En este abanico de posibilidades, estimo que un buen inicio es la certificación ISO 9001. Esta certificación tiene unos principios fundamentales que apuntan realmente al mejoramiento continuo y es inteligible tanto para los equipos académicos como los administrativos de una institución educativa. Con ISO 9001 se deben considerar una serie de elementos fundamentales de nuestros usuarios con el fin de generar unos procesos coherentes y medibles en su efectividad y así obtener un producto de buena calidad según los criterios de la institución misma.

Esta certificación da un enfoque muy claro y unas expectativas mínimas de lo que debe hacer la institución en cuanto a la dirección, el mejoramiento, las comunicaciones, el diseño y desarrollo de lo que se está haciendo, el manejo de los recursos humanos, las compras y los equipos que se tienen. Es claro que gran parte de los colegios están dirigidos por excelentes maestros, quienes con visión han ido creciendo en el campo educativo, pero que no siempre han tenido experiencias administrativas que les ayuden a ocupar la posición de rector-gerente que es fundamental. Esta certificación, gracias a las guías básicas ya mencionadas, ayuda mucho a estos administradores en desarrollo a mantener un buen control sobre los procesos del colegio y a poderlos dirigir con efectividad, ya que permite ver un macro que es abarcable desde la dirección de un colegio. El poder tener una herramienta con estas cualidades hace posible tomar decisiones bien informadas y encaminadas a beneficiar tanto la calidad académica de las instituciones como su desarrollo financiero y de infraestructura.

En el Colegio Nuevo Cambridge hemos tenido esta certificación por más de 13 años y si bien en un principio generó alguna tensión en el equipo por considerarlo un trabajo adicional y paralelo a lo que se estaba haciendo, paulatinamente entendió que el sistema de gestión que se deriva del buscar la certificación es un buen mecanismo de organización que hace que el trabajo se vuelva más fácil y organizado. Alinear los procesos, tener unos indicadores claros, tener instructivos para hacer el trabajo y compartir metas comunes hacen que el equipo sienta la tranquilidad de que la valoración de su trabajo se hace objetivamente y se motiven a hacer siempre lo mejor.

En nuestra institución hemos aprendido que las firmas maduras no son aquellas que llevan mucho tiempo en el mercado, sino aquellas que sistemáticamente han podido enfrentarse objetivamente a sus realidades y pueden sortear con éxito las problemáticas que tienen porque aprenden auténticamente de sus experiencias.  El reflejo de tener un sistema de gestión maduro es cuando existe una cohesión entre lo que le ocurre a los clientes y las actitudes que tiene la institución. Una buena analogía, en este sentido, sería con el cuerpo humano. Cuando existe una herida o lesión de cualquier tipo, la cabeza actúa de inmediato y, por instinto, da las instrucciones necesarias a todos los órganos para curar la herida y evitar que el cuerpo entero colapse. Asimismo, cuando el cuerpo está alimentado debidamente, se ejercita y evita los riesgos, todo el cuerpo responde bien y la persona se siente contenta y con energía para buscar nuevos horizontes.

Un síntoma de que el sistema de gestión está funcionando bien, al igual que cuerpo humano, es que hay un crecimiento positivo. Un buen sistema posibilita que se mejore en la calidad de la enseñanza y el aprendizaje, que las familias se sientan contentas y que recomienden a otras vincul  arse a la institución y que el establecimiento educativo pueda explorar diferentes horizontes para su crecimiento. En el caso del Colegio Nuevo Cambridge, la robustez del sistema de gestión posibilitó a que pudiéramos pensar en tener otras sedes y es así como hemos crecido a tener un holding empresarial con presencia en 6 ciudades del país y 10 operaciones escolares que incluyen 6 marcas muy bien posicionadas en sus correspondientes segmentos. Esto ha hecho que nuestra misión de formar individuos que transformen comunidades se haya podido extender a más de 4000 niños y niñas del país y que hoy en día estemos complementando esa misión con el tema dominante de hacer un mejor mundo a través de mejores colegios.